Đối với mã vùng trồng: Đơn vị sở hữu vùng trồng gửi đơn xin cấp mã lên sở nông nghiệp của tỉnh, Cục Bảo Vệ Thực Vật tiếp nhận thông tin của tỉnh sau đó phối hợp với trung tâm mã số mã vạch quốc gia (NBC) để đánh giá thực tế.

Đối với mã vùng nuôi và mã nhà xưởng: Đơn vị sở hữu nhà xưởng và đơn vị sở hữu vùng nuôi gửi đơn xin cấp mã lên NBC hoặc VN Trace

VN Trace hỗ cập nhật và hướng dẫn cho các đơn vị chuẩn hoá thông tin của vùng trồng, vùng nuôi và nhà xưởng theo tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc quốc gia, GS1 và yêu cầu của nước nhập khẩu.

Trung tâm mã số mã vạch quốc gia NBC phối hợp cùng VN Trace và Đơn vị được uỷ quyền của hải quan nước nhập khẩu (Đối với Trung Quốc là CCIC) thành lập đoàn đánh giá thực tế và cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc.

Hải quan nước nhập khẩu xác nhận thông tin mã vùng trông, mã vùng nuôi, mã xưởng và cập nhật dữ liệu vào hệ thống kiểm soát của hải quan.

NBC và VN Trace cấp phát tem truy xuất nguồn gốc xuất khẩu cho đơn vị sở hữu vùng trồng, vùng nuôi, nhà xưởng đã được xác thực và chứng nhận.

Trồng liên tiếp, với diện tích hơn 6ha trở lên và thành lập tư cách pháp nhân (công ty, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể). Nếu không đủ trên 6ha thì có thể thành lập hợp tác xã.

Xung quanh không có nguồn ô nhiễm ảnh hưởng đến sản xuất trái cây.

Có chuyên viên hoặc nhân viên bảo vệ thực vật làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian, chịu trách nhiệm kiểm soát và phòng trị sâu bệnh trong vườn.

Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh. Tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các thông tin liên quan như cơ cấu tổ chức, đào tạo nhân sự, giám sát và kiểm soát dịch hại, quản lý sử dụng hóa chất nông nghiệp, quy tắc và thao tác thực hành nông nghiệp tốt,...

Trong hai năm gần đây không xảy ra tình trạng dịch bệnh thực vật nghiêm trọng.

Tình hình thực hiện các thỏa thuận song phương, nghị định thư hoặc các quy định luật pháp của các nước hoặc khu vực nhập khẩu.

Khu vực nhà xưởng sạch sẽ và hợp vệ sinh, có khu chứa nguyên liệu và kho thành phẩm đáp ứng đủ yêu cầu lưu trữ trái cây.

Các khu vực chức năng như nơi để trái cây, chế biến, xử lý, lưu trữ tương đối độc lập, bố trí hợp lý, và thực hiện biện pháp cách ly với khu vực dân sinh với khoảng cách thích.

Có các thiết bị xử lý làm sạch, chế biến, phòng côn trùng phòng bệnh và kiểm soát dịch hại đáp ứng các yêu cầu kiểm dịch phù hợp.

Nguồn nước và các loại hóa chất nông nghiệp được sử dụng để chế biến trái cây phải phù hợp với các yêu cầu vệ sinh thực phẩm có liên quan và các yêu cầu của quốc gia hoặc khu vực nhập khẩu.

Có hệ thống quản lý chất lượng y tế hoàn chỉnh, bao gồm quản lý các khâu như: Cung cấp trái cây, chế biến, đóng gói, bảo quản và vận chuyển, hồ sơ chỉ tiết về thông tin truy xuất nguồn gốc trái cây, các biện pháp giám sát phòng chống dịch bệnh, phát hiện các sinh vật gây hại và các chất độc hại.

Có chuyên viên hoặc nhân viên bảo vệ thực vật toàn thời gian hoặc bán thời gian, chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh để nghiệm thu trái cây thô, chế biến, đóng gói, bảo quản,... các công việc kiểm soát các chất độc hại, xử lý loại bỏ các trái cây hỏng và tự kiểm tra trái cây thành phẩm.

Có vườn cung cấp nguồn trái phù hợp với khả năng chế biến, hoặc có mối quan hệ cung cấp hàng cố định với vườn cung cấp quả.

Các thỏa thuận song phương, nghị định thư, hoặc pháp luật và quy định đặc biệt vê đăng ký của nước nhập khẩu hoặc khu vực cũng phải phù hợp tương ứng.

Thiết lập thông tin địa điểm truy xuất nguồn gốc bao gồm: Vùng sản xuất (vùng trồng, vùng nuôi), cơ sở chế biến đóng gói, nhà xưởng, nhà máy.

Đăng ký thông tin các tổ chức và cá nhân tham gia vào các chuỗi liên kết truy xuất nguồn gốc bao gồm: Nhóm nông hộ (công ty, hợp tác xã), nông hộ (nông trại, trang trại), kỹ thuật viên, chuyên gia, quản lý, nhân viên, công nhân, tài xế, nhà vận chuyển, đơn vị sở hữu, chủ xưởng, nhà phân phối, nhà bán lẻ...

Các thành viên đăng ký và cập nhật đầy đủ thông tin bằng cách: Tải app Agri360 Chọn VN Trace Đăng ký hoặc Đăng nhập Cập nhật đầy đủ thông tin và hồ sơ theo quy định.

Thiết lập thông tin cơ bản của sản phẩm, vật tư cần truy xuất nguồn gốc hoặc sử dụng trong các chuỗi liên kết truy xuất nguồn gốc. Vào Quản lý sản phẩm và thêm sản phẩm.

Tự đánh giá và ghi chép thông tin ban đầu về vùng sản xuất (vườn trồng, trang trại, ao nuôi, khu vực khai thác, khu vực đánh bắt,...), cở sở đóng gói bằng nhật ký điện tử theo gợi ý có sẵn.

Ghi chép mọi nhật ký hoạt động cho các hoạt động nội bộ diễn ra hàng ngày hoặc theo định kỳ (xuống giống, bón phân, cho ăn, chích thuốc, xử lý dịch hại, xử lý môi trường, phòng chữ bệnh, thu hoạch, chế biến, bảo quản sản phẩm...) của từng đơn vị thành viên trong chuỗi liên kết bằng nhật ký điện tử hoạt động.

Ghi chép mọi nhật ký giao dịch cho các hoạt động giao dịch (mua bán trao đổi, vận chuyển sản phẩm hàng hoá...) giữa các đơn vị thành viên trong chuỗi liên kết bằng nhật ký điện tử giao dịch.

Đơn vị sở hữu vùng trồng, vùng nuôi, nhà xưởng thông báo cho VN Trace về việc đã hoàn thành đăng ký thông tin cơ bản và đề nghị thẩm định đánh giá thông tin.

VN Trace sẽ thành lập đoàn cán bộ bao gồm đại diện của NBC, CCIC, VN Trace, cán bộ địa phương cùng xuống vùng trồng, vùng nuôi, nhà xưởng để đánh giá thực tế.

NBC cấp giấy chứng nhận truy xuất nguồn gốc cho đơn vị sở hữu vùng trồng, vùng nuôi, nhà xưởng đạt tiêu chuẩn.

VN Trace cấp tem truy xuất nguồn gốc do NBC - CCIC phát hành cho đơn vị xuất khẩu sang Trung Quốc theo sản lượng thực tế đã đánh giá và chứng nhận.