Mỗi điều khoản thanh toán chỉ rõ cách thức, thời điểm và địa điểm thanh toán, cũng như các trường hợp trễ thanh toán. Thông thường việc thanh toán trong hợp đồng ngoại thương được thực hiện qua 5 bước.

Bước 1: Cách thức thanh toán (Thanh toán sẽ được thực hiện như thế nào?)

Thương mại quốc tế chủ yếu dựa trên tiền - tức tiền đổi hàng, bên cạnh có một số ít trường hợp hàng đổi hàng, hay bên xuất khẩu cho bên mua nợ trả dần trong một khoảng thời gian. Nội dung sau chỉ bàn về giao dịch dựa trên tiền thanh toán bằng séc hay chuyển khoản.

Có 4 cách thanh toán phổ biến phân loại theo hóa đơn hoặc giao hàng:
-    Thanh toán trên tài khoản mở không đảm bảo 
-    Thanh toán trên tài khoản mở đảm bảo bởi bảo hiểm tín dụng xuất khẩu
-    Thanh toán trên tài khoản mở đảm bảo bởi bảo hiểm thanh toán
-    Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

Đối với thanh toán không đảm bảo, rủi ro khi ngân hàng bên mua không thanh toán hoặc bên mua phá sản hay biến mất, bên xuất khẩu khó tìm được bên mua để nhận thanh toán. Giải pháp là bên bán yêu cầu bên mua thanh toán trước một lượng tiền hàng để đảm bảo cho đơn hàng.

Đối với thanh toán đảm bảo, có 2 hướng tiếp cận với mức độ phức tạp khác nhau cho bên xuất khẩu để tăng cường tính thanh toán.

-    Thuyết phục bên thứ ba thanh toán thay nếu bên mua không thanh toán được. Thông thường bên thứ ba đó là ngân hàng, phát hành bảo hiểm ngân hàng, chi phí được trả bởi bên mua. Bên thứ ba cũng có thể là công ty bảo hiểm, phát hành bảo hiểm tín dụng xuất khẩu, chi phí này do bên xuất khẩu chịu. 
-    Sử dụng phương thức thanh toán thư tín dụng, cho phép bên xuất khẩu thu được tiền khi hàng hóa được giao cho bên mua.

Bước 2: Thời gian thanh toán (Ngày thực hiện thanh toán)

Thanh toán hiếm khi được thực hiện ngay lập tức bởi vì người mua có xu hướng thanh toán trễ, gây khó khăn cho bên xuất khẩu.

Để đẩy nhanh tiến độ thanh toán, bên xuất khẩu thường đưa ra mức chiết khấu cho thanh toán sớm, ví dụ 1% giảm giá nếu thanh toán trong vòng 30 ngày. Cách chiết khấu này có lợi cho cả hai bên: bên mua giảm được tiền hàng và bên xuất khẩu đảm bảo dòng tiền của mình.

Trường hợp các bên không thỏa thuận, thời điểm thanh toán sẽ là thời điểm giao nhận hàng theo luật định. Trong hợp đồng giao hàng một lần, ngày thanh toán được xác định cụ thể. Đối với đơn hàng giao từng phần, các bên cần đàm phán từng thời điểm thanh toán cho từng lô hàng được giao.

Bước 3: Địa điểm thanh toán (Nơi giữ tiền trước khi thanh toán hoàn tất)

Có 4 thời điểm được xem như tiền đã được thanh toán, trong đó bên mua ưu tiên 2 thời điểm đầu, còn bên bán ưu tiên 2 thời điểm sau: 
-    Khi bên mua chỉ thị cho ngân hàng thanh toán.
-    Khi bên mua gửi tiền vào ngân hàng mình.
-    Khi ngân hàng bên mua chuyển tiền.
-    Khi tiền đến tài khoản bên bán.

Bên xuất khẩu bảo vệ mình bằng quy định “thanh toán được thực hiện khi tiền hàng được chuyển đến ngân hàng bên bán và nằm trong khả năng định đoạt của bên bán”. Hay theo Công ước Viên, thanh toán được thực hiện chỉ khi tiền đã được chuyển đến địa điểm kinh doanh của bên bán.

Bước 4: Trễ thanh toán (Trường hợp thanh toán trễ được chấp nhận)

Việc trễ thanh toán có thể được xem xét hợp lý trong thời gian được cộng thêm để trả hết tiền hàng, cụ thể là trong các trường hợp bất khả kháng. Thực tế, các trường hợp này hiếm khi được áp dụng và bên xuất khẩu sẽ cố gắng chống lại các quy định này.

Theo hợp đồng thương mại, bất kỳ thanh toán thực hiện sau thời điểm thanh toán đã thỏa thuận được xem là thanh toán trễ. Trong hầu hết các hợp đồng, không có trường hợp nào có thể bào chữa cho việc thanh toán trễ, ngay cả với tình huống bất khả kháng.

Bước 5: Hệ quả của thanh toán trễ (Giải quyết trường hợp thanh toán trễ)

Thông thường, khi bên mua trễ thanh toán, pháp luật các nước cho bên xuất khẩu quyền được nhận bồi thường cho tổn thất do thanh toán trễ. Tuy nhiên, nội dung cụ thể sẽ dựa trên điều khoản thanh toán trong thỏa thuận giữa các bên.

Trong trường hợp xấu nhất, khi thanh toán dựa trên tài khoản mở, không đảm bảo, không thỏa thuận về trễ thanh toán, bên xuất khẩu chỉ có thể tăng áp lực cho bên mua bằng cách viết thư, gọi điện thoại, nhờ luật sư,...

Hiểu được điều này sẽ giúp bên xuất khẩu xác định điều khoản thanh toán trễ như "nếu thanh toán trễ, bên bán có quyền hưởng lãi xuất trả chậm đối với khoản tiền chưa được trả trong suốt thời gian trễ thanh toán với mức lãi suất…". Tiền lãi này sẽ được cộng vào số tiền thanh toán của bên mua.

Giải pháp tốt nhất cho bên xuất khẩu là thỏa thuận trong hợp đồng áp dụng thư tín dụng được xác nhận, không thể hủy ngang, trả ngay lập tức nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho việc trễ thanh toán.